【弊社で数年の利用実績】小規模企業で在宅勤務・テレワークを効率的に行う為の(極力)無料ツール

新型コロナの流行により、社会構造・生活構造が一変していくのではないか、という状況です。
感染拡大を避ける為に可能な限り、在宅勤務、テレワークを行う事も必要かと思います。

弊社は創業当初から「在宅でも作業できる」事を前提に、コミュニケーション、管理ツール、運用ルールを構築してきました。
少しでもお役に経てばと思い、弊社でのITツール・サービスなどの利用状況を公開します。

・Todo管理など:Googleスプレッド

WEBブラウザで動作するエクセルです。

共有ユーザーをきちんと指定しましょう。

同時にリアルタイム編集が可能で、Todo管理や、各プロジェクトの状況確認に便利です。

「確認先名、一意なNo、未済マーク、発生日付、発生元名、分類、内容、回答」
列があれば、一通り作業できるかなと思います。
簡単な質疑応答は、「回答」セルで「Alt」+「Enter」で

4/1松本:○○○でしょうか?
4/2田中:○○○です!

等と、やりとりも出来ます。

確認先名に、要確認の人の名前を記載して、誰が回答・処理しないといけないか、を入れておくのがきちんと運用するコツです。

・ドキュメント・リアルタイム議事録:Googleドキュメント

WEBブラウザで同時編集できるワードです。
議事録のリアルタイム共有、ドキュメント共有に便利です。
画像+図形関係は少し操作にコツが必要ですが、「画面キャプチャしてペイントで赤枠つけてコピペ」くらいの使い方が一番効率的と感じます。

「見出し」を設定できるのすが、見出しにカーソルを持っていくと、URLの末尾に#XXXXが付いて、それを相手に連絡すると、相手は見出しの位置から開く事ができます。「5-1.○○○○について」とかだけでなく、相手が一発で参照が必要な箇所を開けるのですごく便利です。

・メール:GMail(Webメール)

協力な検索機能とスピード、迷惑メールフィルタ、使い勝手。
ブラウザ上で使う事をおすすめします。(セキュリティ注意で。)
スマホでも、ほぼブラウザ上からの利用で問題ないです。

Gmail関係は他記事も参考にしてください。少し情報が古いかもしれませんが。
https://blog.cybercube.co.jp/?s=Gmail&submit=%E6%A4%9C%E7%B4%A2

※Googleスプレッド、Googleドキュメント、GMailは、可能か限りG Suiteの法人用サービスを利用してユーザーの管理(管理者が有効/無効、2段階認証設定等)を行う事を推奨します。パスワードを推測不可のものする、2段階認証は必須として、Googleスプレッド、Googleドキュメント、リンク共有ではなく、共有ユーザーをきちんと指定しましょう。

・WEB会議:Zoom or Whereby (ウェアバイ 旧 アピアイン)

https://zoom.us/

使い勝手、安定性、費用対効果的には、Zoomが最強なんじゃないかなと思います。
クラウド録画が便利です。
アピアイン時代に少ししか使っていませんが、社内利用だけなら、ウェアバイでも良いのかもしれません。

・チャットツール:Slack、チャットワーク

弊社では、基本的に、通知・その時だけのリアルタイムのやりとり、共有用です。
あとから追わないといけないような使い方はしていません。
あとで見てほしい、みたいな情報は、メール or スプレッド+メールが良いかと思います。

できれば、Slackのほうが「プライベートチャンネルや、社内共有チャンネルを作って、必要な人だけ入れて打ち合わせ」がすぐにできるので良いかと思います。

チャットワークは、エンドユーザー様的な方が簡単に使いたいという場合に利用する場合があります。

・クラウド型ファイル共有:DropBox

極力ビジネス版にして、ユーザーを管理する事をおすすめします。
基本的に、個人情報やID・パスワード等、重要な情報は置かないようにしましょう。

・ファイルサーバー:Synoligy

社内用のファイルサーバーに。ブラウザベースでWindowsっぽい操作で設定できるます。何しろ高機能で操作しやすいです。
必要容量でなるべく新しめのサーバーを

これにVPNを設定して、緊急時は社外からアクセス可能にしたり、DropBoxアカウントを結びつけて、バックアップにしたり、と色々できます。

・クラウド型PBX

以前のように巨大な機械、配線グチャグチャで内線環境を作成する時代じゃないですね。ビジネスフォンや、PC,スマホのソフトフォンで、複数外線発着信、内線通話、クラウド上でアドレス管理、発着信の記録管理が可能です。スマホ。PCは若干タイムラグがあるので、なるべく、電話機器はビジネスフォンを購入したほうが良いです。

・ナイセンクラウド:https://naisen.jp/

・モッテルも良いかもしれません。:https://www.mot-net.com/mottel

・電話機 Grandstream

https://www.amazon.co.jp/s?k=Grandstream&i=electronics&__mk_ja_JP=%E3%82%AB%E3%82%BF%E3%82%AB%E3%83%8A&ref=nb_sb_noss_2

・運用ルール

どんなツールを使っても、大事なのが運用ルールですね。

・ある程度の豆さ

・みんなが同じようにする。教育。

・リーダー的な人による意見収集と効率化・ブラッシュアップ

・不便と感じた事は、バッサリ変える・辞める

・離席のルール(slackでアイコン変えるなど)

・成果や報告をより正確に。

あと、在宅で勤務していただくなら、環境など大事ですね。。。

・疲れない椅子と机

・デュアルモニター

・集中できる環境

・メリハリ
社内作業、在宅作業に関係なく、効率化やコミュニケーションで大事な部分は同じと思います。
乗り越えていきましょう!

間違ってパーティションのアクティブを変更してしまって「BOOTMGR is Missing」でウィンドウズを起動できなくなった場合

  1. WinPe-tch で 起動ディスクのiso ファイルを作成

    http://kiki2.suppa.jp/pe_winpetch.htm

  2. Virtual Box なら「ストレージ」でisoをマウントして、「システム」−「マザーボード」で起動順序で上位に設定
  3. Windowsを起動するとPEが起動するので、コマンドプロンプトを起動。
  4. diskpart コマンドで、正しいパーティションをアクティブにする。

浅はかでしたが、アクティブを変更というふとした操作でWindows起動不可って。。。

起動ディスクを簡単に作れるWinPe-tchは神です。助かりました。

 

 

Gmailの色々な検索方法(添付有無、添付ファイル名、送信元、件名、ラベル、除外など)

GMailを検索ボックスから検索する際の色々な検索方法です。
数万のメールからでも検索速度が早いし、融通も効きます。

https://support.google.com/mail/answer/7190?hl=ja

ちなみに私が良く使うのは、下記プラス、キーワード指定です。

  1. 添付ファイルあり  has:attachment
  2. 送信元  from:○○○
  3. 送信先  to:○○○ 、 cc:○○○ 、 bcc:○○○

 

エクセルやワードで右クリックメニュー(コンテキストメニュー)が数秒で勝手に閉じてしまう場合の対処方法

少し前に、Dropboxの更新にあった、Dropboxバッジ(エクセルやワード等の画面右に、他のユーザーの編集状態等が表示される機能)が原因のようです。

Dropboxの基本設定で「Dropboxバッジ」の設定を「今後表示しない」に設定しましょう。

他ユーザーによる編集状況を知らせてくれるのは便利なので、修正されるとよいですね。

 

 

VertualBox5でゲストOS:Win7 on MBP Retina 使ってみました。

VErtualBox5が出てみたのでバージョンアップしてみました。
とりあえず、普通にインストール、ExtenstionPackやGuest Additions も最新にして普通に使えました。
純仮想化でHyper-V使うとパフォーマンスが上るって事だったんで期待しましたが。。。。
むしろ、Chrome上の2Dアニメーションが若干カクカク?
何の速度アップも感じませんでしたので、純仮想化インターフェースをLegacyに戻しました。
やっぱり、Vertual環境で速度を求めちゃだめですかね。。。